Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Frankfurt am Main - HQ (House of Logistics & Mobility (HOLM))

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

Strategische Unterstützung des CEO
- Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
- Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
- Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
Effektives Kalender- und Zeitmanagement
- Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
- Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
Management von Meetings und Kommunikation
- Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
- Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
- Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
- Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
- Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
Leitung und Unterstützung strategischer Projekte
- Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
- Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
- Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
Administrative Exzellenz
- Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
- Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
- Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen

Warum wir?

Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst.
Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt.
Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
- Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
- Fahrrad-Leasing-Programme über Leasing-Center oder BusinessBike
- Weiterbildungsbudget für deine berufliche Weiterentwicklung
- Hochwertige IT-Ausstattung
- Zwei großartige Team-Events pro Jahr

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Über uns

Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.

Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen – darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure – vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.

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