Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/x)

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

• Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
• Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
• Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.

• Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
• Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
• Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.

• Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
• Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
• Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
• Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
• Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.

• Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
• Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
• Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.

• Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
• Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
• Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen

• Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst
• Arbeite an hochmodernen Marktplatz- und Softwarelösungen, die die gesamte Logistikbranche beeinflussen
• Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt
• Internationales Umfeld mit Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam
• Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
  • Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
  • Fahrrad-Leasing-Programme über JobRad oder BusinessBike
  • Budget für deine berufliche Weiterentwicklung
  • Hochwertige IT-Ausstattung deiner Wahl
  • Diverse Team-Events