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Executive Assistant (m/f/x)

Permanent employee, Full-time · Frankfurt am Main - HQ (House of Logistics & Mobility (HOLM)
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Your mission
As Executive Assistant, you will support our CEO in both strategic and operational matters, optimize processes and priorities, and act as a central point of contact for internal and external stakeholders.

Strategic Support for the CEO
  • Proactively prioritize tasks and projects based on company goals and timelines
  • Analyze and prepare strategically relevant information to support decision-making
  • Represent the CEO in meetings requiring operational oversight or coordination
Effective Calendar and Time Management
  • Manage and optimize the CEO’s complex calendar, including internal and external appointments
  • Ensure alignment of time and priorities with company objectives
  • Serve as a key interface between internal departments, partners, and external stakeholders
Meeting and Communication Management
  • Prepare, organize, and moderate management and leadership meetings, including minute-taking and follow-ups
  • Communicate actively with the advisory board, shareholders, and other executives to ensure smooth information flow
  • Manage incoming and outgoing communications, including the CEO’s email inbox and LinkedIn account
  • Handle external communications on behalf of the CEO (e.g., LinkedIn posts)
  • Track responses to emails, Teams messages, Jira tickets, or Confluence posts sent by the CEO
  • Create comprehensive PowerPoint presentations and speeches for the CEO
Leadership and Support of Strategic Projects
  • Independently lead selected CEO projects from kick-off to implementation
  • Monitor project progress and ensure deadlines and milestones are met
  • Support the implementation of new processes and systems
Administrative Excellence
  • Manage confidential documents and information with the utmost discretion and sensitivity
  • Assist with travel planning, expense reporting, and organizational details
  • Ensure smooth and efficient administrative workflows
  • Demonstrate absolute trustworthiness and discretion in handling sensitive information
Your profile
  • Completed commercial training or a comparable qualification
  • Several years of experience in a similar role as a secretary, assistant, or office manager
  • Excellent organizational skills and a high level of responsibility and independence
  • Strong proficiency in MS Office and modern communication tools
  • Excellent written and verbal communication skills in both German and English (C1/C2 level)
  • Discretion, trustworthiness, and a professional demeanor
  • Flexibility and the ability to quickly adapt to changing tasks and priorities
  • Hands-on mindset when working with AI productivity tools
Why us?
  • Help shape the future by shifting traffic from road to rail
  • Work on cutting-edge marketplace and software solutions that impact the entire logistics industry
  • Become part of a dynamic, international team where senior management brings extensive experience from both corporate and startup environments
  • International work environment with locations in Frankfurt, Hamburg, Izmir, and Rotterdam
  • Enjoy a high level of creative freedom and decision-making power, supported by an attractive overall package that includes:
    • Hybrid working options, including fully remote work for several weeks
    • Subsidized Deutschlandticket or Givve Card
    • Bike leasing programs via JobRad or BusinessBike
    • Budget for your professional development
    • High-quality IT equipment of your choice
    • Various team events 
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About us

The freight tech scale-up Rail-Flow, with over 170 employees, is revolutionising efficiency and access to rail freight and intermodal transport. The innovative Rail-Flow-platform offers customised solutions such as marketplace, collaboration, CRM and transport management tools that optimise all processes along the rail logistics value chain.

By speeding up processes and increasing the competitiveness of rail transport, Rail-Flow makes a decisive contribution to shifting transport from road to rail and thus to reducing CO2 emissions. Over 500 companies - which include rail freight companies, rail freight forwarders, intermodal operators and shippers - already rely on Rail-Flow's solutions.

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

Strategische Unterstützung des CEO
  • Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
  • Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
  • Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
Effektives Kalender- und Zeitmanagement
  • Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
  • Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
  • Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
Management von Meetings und Kommunikation
  • Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
  • Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
  • Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
  • Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
  • Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
  • Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
Leitung und Unterstützung strategischer Projekte
  • Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
  • Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
  • Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
Administrative Exzellenz
  • Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
  • Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
  • Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Dein Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
  • Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
  • Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen
Warum wir?
  • Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst
  • Arbeite an hochmodernen Marktplatz- und Softwarelösungen, die die gesamte Logistikbranche beeinflussen
  • Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt
  • Internationales Umfeld mit Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam
  • Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
    • Hybrides Arbeiten bis hin zu vollständigem Remote-Arbeiten über mehrere Wochen
    • Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
    • Fahrrad-Leasing-Programme über JobRad oder BusinessBike
    • Budget für deine berufliche Weiterentwicklung
    • Hochwertige IT-Ausstattung deiner Wahl
    • Diverse Team-Events 
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Über uns

Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.

Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen – darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure – vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.

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